ESTRATEGIAS Y TECNICAS PARA LOGRAR NEGOCIACIONES EFICACES

Por Miguel Angel Vicente
  Doctor en Administración de empresas

ESTRATEGIAS Y TECNICAS PARA LOGRAR NEGOCIACIONES EFICACES 

En el marco de la crisis que provoca la pandemia del Corona Virus, se abren diferentes focos de conflicto y negociaciones que el empresario tiene que afrontar: con proveedores, con clientes, con el personal, con los gremios, con el Estado. 

Por lo tanto hoy es una competencia esencial en el mundo de los negocios la destreza en el diseño de las estrategias de negociación y en el empleo de técnicas efectivas. 

PARADIGMA: En las negociaciones no se obtiene lo que se merece, sino lo que somos capaces de acordar.” 

Es necesario tener objetivos sensatos y una metodología eficaz, 

A continuación presento LAS REGLAS DE ORO y una METODOLOGIA de utilidad para obtener acuerdos y resultados. 

1.INTRODUCCION: 

Lo importante no es lo que estamos negociando sino cómo lo hacemos. Un buen resultado se da cuando los intereses de ambas partes quedan razonablemente satisfechos. 

Lograr una negociación eficaz depende de un buen entendimiento de los intereses en juego, de que se puedan generar buenas opciones, de que se manejen criterios persuasivos que luzcan justos, de que exista comunicación eficaz y de que se buena relación personal.. El conocimiento de las estrategias y técnicas de negociación es necesario, pero no suficiente. Hace falta un permanente perfeccionamiento, práctica constante, aprender de la experiencia, analizar las buenas prácticas de otros y evaluar performances. 

2.- CONCEPTOS Y DEFINICIONES 

La negociación es una acción que se desarrolla a través del diálogo entre dos o más personas que tienen intereses comunes, para llegar mediante acuerdos y concesiones recíprocas, a obtener resultados positivos para todas las partes. El objetivo es que todos obtengan lo que necesitan, en mayor o menor medida, o sea un proceso “ganar-ganar”. No es un juego de suma cero, donde una parte gana y la otra pierde. Aunque existe rivalidad competitiva, en esencia la negociación plantea un proceso donde, en principio, todos trabajan para conseguir metas de valor para sus intereses. La negociación es un proceso porque tiene etapas y un orden que establece relaciones de causa a efecto para provocar resultados. 

3.- CONDICIONES NECESARIAS PARA NEGOCIACIONES EFICACES: 

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Para lograr acuerdos, deben darse como mínimo cinco condiciones básicas. En caso de ausencia parcial o total de las mismas los resultados se pueden resentir o no alcanzar. 

1) Intereses comunes de las partes 2) Información suficiente como para decidir 3) Conflicto de intereses 4) Disposición para realizar concesiones recíprocas 5) Actitud de humanización y personalización 

Los intereses comunes: las partes ven como conveniente negociar para satisfacer necesidades recíprocas. Si sólo una parte tiene intereses, la negociación no se concretará. 

La información para la negociación es la “materia prima” en el proceso. Permitirá definir lo que se desea y puede conseguir. La información es la primera etapa. 

El conflicto de intereses se produce cuando las partes tienen objetivos antagónicos. La disposición para efectuar concesiones recíprocas implica no tener una actitud inflexible y no aceptar otro tipo de condiciones que las que desea imponer. Actitud de humanización y personalización: es un diálogo entre seres humanos. Son esenciales los principios de empatía, respeto, identificación y los vínculos personales. 

4.- OBJETIVOS DE UNA NEGOCIACION EFICAZ: identificar en la planificación La negociación, exige tener objetivos claros para tener eficacia. Tener claro qué tipos de objetivos, en qué condiciones y a qué costos, entre otros factores. 

• Objetivos de máxima y de mínima 

• Objetivos materiales o cuantitativos 

• Objetivos inmateriales, simbólicos o subjetivos 

• Objetivos explícitos 

• Objetivos emergentes o circunstanciales 

• Objetivos sugeridos o impuestos por la contraparte 

• Objetivos de cumplimiento parcial 

• Objetivos de cumplimiento total 

5.- PRINCIPIOS BASICOS DE NEGOCIACION: Las columnas básicas son: a)Sensatez de los objetivos: es necesario plantear objetivos lógicos, de interés común y posibles de ser concretados. b)Eficacia y eficiencia en el procedimiento: La eficacia es hacer las cosas bien para lograr el máximo rendimiento. Tiene que ver con la gestión del proceso. Se vincula con la forma de encarar las relaciones, el diálogo, las propuestas y especialmente el manejo de las concesiones recíprocas para llegar a acuerdos aceptables y positivos para todas las partes. . Influyen en la eficacia la elección de representantes de cada parte o definir con quién vamos a negociar y quienes decidirán. La eficiencia tiene que ver con el tiempo . A veces no administrar el tiempo impide resultados satisfactorios 

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c)Mantener y si es posible mejorar las relaciones entre las partes que participan: establecer una relación cordial, amistosa y respetuosa, que, independientemente de los resultados, facilite encarar nuevas negociaciones en el futuro, manteniendo el mismo nivel de vinculación, o si es posible mejorar la situación inicial.. 

6. LOS NUEVE ELEMENTOS DEL PROCESO: 

a)Alternativas: son medidas que yo puedo tomar fuera de la negociación y sin el consentimiento de la otra parte si no llegamos a un acuerdo b) MAAN (mejor alternativa a un acuerdo negociado). No es lógico que alguien acepte un acuerdo peor que su MAAN c) Intereses: lo que realmente buscan las partes. El convenio es bueno si los satisface d) Posiciones: detrás de ellas están las inquietudes, deseos, esperanzas y temores. Pueden bloquear llegar a acuerdos e) Opciones: son posibles soluciones que presentamos a la otra parte y que me permiten alcanzar mis objetivos y llegar a un acuerdo. 

f) Justicia: un acuerdo es bueno cuando a ambas partes le parece justo g) Compromisos: planteos verbales o escritos que especifican lo que cada parte hará o dejará de hacer. Tienen que ser prácticos, durables, fácilmente comprensibles y verificables h) Comunicación bilateral: eficaz y que evite confusiones, pérdidas de tiempo y esfuerzo i)Relación: las partes tienen que haber mantenido o mejorado su capacidad para trabajar en forma conjunta . La calidad del resultado es proporcional a la calidad de la relación. 

6.- LAS POSICIONES COMO UN FACTOR NEGATIVO QUE DIFICULTA TODA NEGOCIACION. Las partes pueden adoptar actitudes o plantear objetivos que en lugar de facilitar los acuerdos, los dificultan o impiden. Estas actitudes son “posiciones”. Son planteos o demandas de soluciones que no responden a principios elementales de sensatez, lógica y sentido común. Ejemplos: el ego, la ambición y la falta de escrúpulos. ¿Cómo evitarlas? identificarlas para no emplearlas. Si la contraparte es la que recurre a posiciones, tenemos que actuar para eliminarlas mediante la explicación de su carácter ilógico, demostrando que resulta conveniente retirarlas para facilitar un acuerdo. 

Algunas de las posiciones más comunes pueden ser: precios exagerados en límites de máxima o mínima, exigencias que no son habituales en negociaciones corrientes, imposiciones basadas en el poder de una de las partes, financiamientos ajenos a la realidad del mercado, no escuchar los argumentos de la contraparte, no respetar prácticas usuales para la naturaleza de la negociación o realizar planteos que afecten la dignidad. 

7.- LOS INTERESES COMO BASE GENERADORA DE ACUERDOS: Los intereses son la base de toda negociación. Son los objetivos primarios que se buscan en todo el proceso. Es lo que se desea para encontrar soluciones, beneficios, ventajas y satisfacciones. En la etapa de preparación, hay que definir con precisión un orden de intereses, así como identificar cuáles pueden ser los intereses razonables de la contraparte. 

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El buen negociador detecta señales de intereses personales de la contraparte, tanto objetivos, como subjetivos. A veces los subjetivos son más importantes que los objetivos. 

Los vínculos racionales tienen que ver con aspectos económicos, funcionales y de garantías. Los vínculos simbólicos facilitan la aceptación de acuerdos en base a factores subjetivos y abstractos, como ser identidad, sofisticación, estatus, placer. 

8.- ESTILOS DE NEGOCIACION No deben ser fijos, sino creativos y adaptativos a las oportunidades y al momento en que se desarrolla una negociación. Cada negociador tiene su estilo y lo modifica según las circunstancias. Existen estilos “duros”; “blandos” y “técnicos-funcionales”. 

Los estilos duros son inflexibles e imponen poder y jerarquía de niveles. Son agresivos y a veces insensatos: “estas son mis condiciones, las acepta o sino no hay acuerdo”. 

Este estilo no es recomendable por sus efectos negativos, aun cuando en algunos casos genere aparentemente resultados de corto plazo, porque se pueden desvirtuar de inmediato o impedir el logro de mayores beneficios potenciales accesibles con un estilo más técnico. Los estilos “blandos” son los que acceden fácilmente a las propuestas, aun no razonables de la contraparte, con el único propósito de no tomarse el tiempo y el trabajo de encarar una defensa de sus intereses primarios. Este estilo genera siempre “perdedores”, porque no obtienen lo que merecen, por comodidad, timidez o falta de carácter o dejadez personal. Los estilos “técnicos-funcionales” son los que aplican los principios y metodologías de negociación desarrolladas y aceptadas. 

9. LAS PERSONAS COMO COMO FACTOR CLAVE PARA NEGOCIAR Las negociaciones tienen objetivos, intereses, posiciones y estilos, pero las personas son el factor clave. Tienen motivaciones, preocupaciones, responsabilidades, temores, necesidad de reconocimiento y estima; y por sobre todo tienen ego y dignidad individual. 

Muchos piensan que humanizarse es un síntoma de debilidad. Todo lo contrario las partes inseguras en una negociación esconden sus temores o flaquezas en actitudes de indiferencia, agresividad o frialdad de sentimientos. Especialistas en técnicas de negociación como lo son, Roger Fisher, William Ury y Bruce Patton recomiendan ser “blandos” con las personas y “duros” con los problemas. Insisten que cuando más difíciles son los acuerdos, más blandos, más necesidad de humanizarnos. 

10.- REGLAS DE ORO PARA LA NEGOCIACION: los pilares fundamentales son: 

*Clarificar y priorizar los intereses y no las posiciones. *Negociar en base a los intereses y no a las posiciones. . *Generar opciones: separar el proceso de idear del de decidir, buscar opciones de beneficio mutuo o pedir ayuda para generar ideas. 

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*Conceder o solicitar concesiones siempre que sean recíprocas y basadas en criterios o normas de acepción válida, para ambas partes o de práctica común en el mercado. *Utilizar múltiples opciones y no sólo un tipo de demanda o planteo. *Maximizar la legitimidad: analizar pruebas de reciprocidad, usar patrones independientes, mantenerse abierto a la razón, utilizar los criterios como espada y como escudo. *No negociar sin una MAAN propia, considerar la de la otra parte y tratar der desmejorarla. Analizar si la MAAN de la otra parte es mejor que la que nosotros proponemos *Atender a la comunicación: escuchar activamente y demostrar que hemos escuchado. *Pensar en las 4 P: propósito, producto, personas y proceso. Cuestione sus suposiciones *Ocuparse de la relación y de la sustancia. Suave con la gente y duro con el problema. Separar a las personas de los problemas. Establecer buenos vínculos en la relación. . *Comprometerse desde el principio con la sustancia. Investigar todo lo necesario. 

Como ayuda nemotécnica para recordar estas reglas de oro, las llamamos por la sigla PICO ( P=personas; I=intereses; C=criterios;O=opciones). 

1l.- ENFOQUES DE NEGOCIACION 

Los procedimientos son lo que llamamos “enfoque de negociación”. Puede ser: a) Cooperativo, b) Competitivo, c) Enfoque mixto, d) Empresario y e) Personal 

Enfoque cooperativo es cuando las partes buscan conjuntamente realizar aportes, concesiones y ofrecimientos para ampliar la cantidad y variedad de soluciones. 

El enfoque competitivo, o de regateo puro, es aquel en que las partes solicitan concesiones constantes y sucesivas, como condición para cerrar la negociación. 

El enfoque mixto consiste en una mezcla de los enfoques precedentes. Se amplía la torta y luego se busca la mayor participación mediante el regateo. 

El enfoque empresario: parte de la premisa que raramente negocia por iniciativa propia. Los comportamientos y demandas provienen de las pautas de la empresa. 

El enfoque personal: identificar los satisfactores que busca la contraparte: 

a) Qué determinará que se sientan bien? b) Qué conocimiento es necesario para lograr un acuerdo pleno? c) Qué tipos de problemas pueden obstaculizar la decisión de las partes? d) Cómo lograr ser escuchado y como escuchar, para entender posiciones e intereses? e) En cuál de las partes está el mayor poder y cuál es su influencia para el acuerdo? f) Cómo posicionarse como una persona o empresa creíble y confiable? g) Detectar la verdad o falsedad de los argumentos esgrimidos o propuestas realizadas 

12. GUIA PARA ENCARAR NEGOCIACIO9NES EFICACES EN CINCO ETAPAS: 

1) Preparación, 2)Negociación, 3)Seguimiento, 4)Evaluación, 5)Mejora continua 

La etapa de preparación se ocupa de: a)Obtener información, b) Analizar objetivamente la situación, c)Fijar objetivos propios y pensar en los de la contraparte, d)Definir los temas a 

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plantear, e)Diseñar la estrategia, f)Planificar la actuación y g) Prever alternativas para casos de no concreción La etapa de negociación desarrolla: a)Contacto y humanización, b)Comunicación de doble vía, c)Planteo de propuestas, d)Escuchar y evaluar contrapropuestas, e)Efectuar concesiones graduales y recíprocas, f)Proponer acuerdos, g)Concluir y cerrar el acuerdo 

La etapa de seguimiento consiste en: a)Asegurar la implementación del acuerdo, b)Establecer contactos ulteriores de verificación, c)Planificar futuras negociaciones y continuidad de relaciones, d)Identificar oportunidades de prestaciones adicionales 

Etapa de evaluación: a)Analizar lo actuado y detectar puntos fuertes y débiles, b)Consultar con opiniones autorizadas para tener un diagnóstico técnico y objetivo. 

Etapa de Mejora Continua: a)Hacer “benchmarking” permanente para aprender de los más eficientes cómo aplicar y adoptar las mejores prácticas, b)Entender que siempre existen oportunidades para mejorar la capacidad negociadora. 

13.- UN PLAN “b” O ESTRATEGIA ALTERNATIVA A LA NEGOCIACION Se denomina MAAN, que significa Mejor Alternativa para un Acuerdo Negociado a un plan de acción alternativo cuando haya imposibilidad para el cierre del acuerdo. Incluye: a) Opciones de sustitución en los planteos ofrecidos, b) Verificar que todos los sectores de la empresa apoyen la negociación y no existan posibilidades de concesiones posteriores. c) exclusividad o prioridad frente a otros interesados, d) Que nos reconozcan como proveedor confiable que aporta valor, e) Obtener servicios exclusivos, f) Cooperación:Comarketing y Cobranding, g) Participación en un “cluster” de jerarquía en el sector i) Reemplazar a la contraparte por un competidor sustituto. 

Miguel Angel Vicente 

Doctor de la UBA Consultor de empresas pymes 

Abril de 2020